1、积极主动地与客户进行沟通

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(1）、项目中一定要有沟通策略,和高管如何汇报工作进展,取得支持?和中层如何就业务目标不断确认,逐步清晰?和基层如何就项目应用操作模式达成一致,持续改进?都需要通过沟通反馈完成.
 

沟通的作用对于高管是让他们清楚项目一直按照目标前进,每个阶段工作进展是否顺利,影响项目正常运做原因是什么,需要哪些资源帮助.和高管沟通比较多的话,第一个好处是高管经常听汇报就知道项目进展程度,可以安排反馈检查,看是否具备项目所说的进展,这样一旦认可了各个阶段目标后,最终要求高管签字确认也就顺理成章了.给高管汇报技巧就是简洁明了,真实客观,有理有据分析问题,提出对策建议请其决策即可.

中层往往是项目主要的推动力量和实际执行者,也往往是对具体业务需求最主要的要求者,他们对企业实际运做过程最清楚,提出要求最具体,而且项目验收与否没有中层的同意往往也是不太容易做到的.往往通过前期业务调研只能对企业项目目标有一个大的,宏观的认识,但如何细化并最终落实并非是一步到位的过程.因此在整个项目过程中,双方项目组要不断沟通,特别是企业中层沟通,才能逐步认识越来越深刻,最终达成一致.

和基层的沟通主要体现对最终用户的关怀,定期主动和最终用户沟通,消除一些怨气,让用户能坚持用下去,这个时候往往发现很多用户真的是非常好相处,尽管软件还有很多值得改进的地方,但他们一旦认可团队,反而会尽心尽力帮助推动项目的进行.

(2）、目前一般要求每个项目经理在项目进行中都要填写详尽的项目月报,反映项目的进度,与计划的偏差,完成的项目内容,投入人力,目前项目存在的问题,以及预计项目下月的进度等等.将进度月报交部门负责人、项目管理中心、总经办审阅.

(3）、类似地也要制定针对客户的月报甚至是周报,将相关的信息反应到客户方的负责人,及相关高层.可以先发邮件,然后还要电话落实收到并口头简要汇报,特别是高管层,千万不要以为发了就等于别人会去看,一定要口头跟进汇报一次,保证客户各方面负责人对项目进展做到心中有数.

 

2、写好备忘录和问题跟踪记录
 

(1)、在一个漫长项目周期中，很多工作做了也就做了，认可了也就认可了，时间一长也就忘记了很多承诺和约定，到了验收的时候就翻出来重新要，这种事情很多人可能都经历过，明明说得可以先不做的内容最终验收的时候又成了必要条件。所以在一个项目中要顺利验收，一定要写好备忘录，把平时项目过程中重要阶段点双方达成的共识详细记录下来，以备查询。

 

(2)、项目组在每次现场工作都必须要写备忘录，备忘录必须注明现场工作天数，按时间段写清楚工作内容，性质和时间长度。

例如培训工作要写清楚培训人员名称，培训内容，培训小时数，培训掌握效果；

例如装机工作要写清楚装机软件，装机台数，是否可正常使用等等细节。

 

(3)、每次备忘录要口头交流认可后才打印签字确定阶段性工作成果。下次工作则根据前次备忘录的双方约定继续进行，保障项目在每次工作基础上不断前进，并用备忘录约束双方的行为。

(4)、备忘录标准的写法是先简要汇报阶段工作中内容，要用积极肯定性的文字给自己前一段工作或者一些提法给出正面结论，这样大家看了才有信心。

(5)、这个工作内容往往是上一阶段约定要解决的内容，而且在这次现场工作中得到解决的内容，要考虑和上一次备忘录约定工作内容的呼应，很多人写备忘录，纯粹是为了备忘而备忘，备忘录三大功能，第一是备忘，第二是缴功，第三是约定后续工作安排，推动事情继续前进。所以写备忘录首先要讲上一次我们约定什么工作，这次是否完成，完成质量如何，没有完成是什么原因造成的，是否纳入下一次解决的内容，这样的文档才有体系，也能体现出一个人整个项目过程中的脉络，否则写这么多备忘有什么用？

(6)、结论出来后后备忘录要详细描述自己所做工作细节，细节越详细越好，让项目组彼此认可工作内容和质量，而且对服务工作量可以有一个客观的评估。而且在写备忘录时发现自己大量时间并非在有效沟通或者在推动项目实施上，那么意味着项目已经是在失去控制路上，应该立即引起警觉并采取措施解决。

(7)、备忘录最后还要约定下一阶段双方工作安排，在后续工作中严格按照备忘录设计自己的工作计划，了解企业项目组进展，如果企业项目组方面配合出现问题，在下次备忘录中要明确指出责任承担方，给用户形成一定的压力，从而更好推动项目走向前进。一些重要的项目目标约定或者验收意见可以单独写备忘录，在最终验收时可以作为依据。这样一个备忘录一个脚印推动项目向目标前进，每个备忘录都在前一阶段工作上有一点点进步，最终项目验收就是水到渠成的事情。

(8)、除了实施备忘录外，实施人员最好给每天工作做详细记录，实施备忘录个人认为只是一个工作进度大概描述，而且可能会有水分，因而需要有一个每天工作的详细记录用于自己或者团队成员准确把握项目脉搏，及时发现问题，个人也能随时做项目回顾，用户的反复也能随时记录在案，如果出现项目延误，也能有理有节和用户应对。

 

3、精心准备一次成功的汇报

(1)、如果项目准备验收了，一般要安排一次验收鉴定，这个鉴定可能是要请专家来看，可能是企业内部组织，也可能就是几个人认可签字即可。因此如果要验收，最后鉴定这个工作质量要高。

(2)、要准备好一套模拟现场环境的演示环境，要有足够真实的数据，要设计一套体现应用特色介绍流程，要准备一套详实汇报材料和相应PPT。

(3)、要保证验收大会顺利通过，其实是在验收大会前将相关汇报工作和现场应用情况和企业领导做过汇报，并得到充分认可。

 

参考资料：  如何做好软件项目的验收   http://www.studyofnet.com/news/955.html

标题名称：做好软件项目的验收的方法
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